Enkele maanden geleden kregen we de vraag om een grootschalig, internationaal evenement te organiseren. Ontzettend gaaf dat deze klant ons hiervoor benaderde, we waren meteen enthousiast. De eerste voorbereidingen zijn gestart. Het lijkt ons leuk om je mee te nemen in de opstart, want hoe organiseer je zo’n groot evenement horen we je denken?
Geheim van succes
Het organiseren van een evenement is heel leuk en uitdagend. Het geheim van je succes zit voor een groot deel in de aanpak. Het is belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. In deze blog zetten we een aantal belangrijke zaken op een rij die essentieel zijn voor een goede start van een (commercieel) evenement:
1. Een goede basis
De eerste vraag die belangrijk is, is waarom het evenement georganiseerd gaat worden. Het is belangrijk om helder te hebben met welk doel je een evenement wil organiseren. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar is lang niet altijd het geval. Het ‘waarom’ is van groot belang. Dit is namelijk het fundament van het toekomstig evenement. Daarnaast is het belangrijk om de doelgroep goed in kaart te brengen en hoe deze te bereiken is.
2. De geschikte locatie
Als de doelstelling en doelgroep bepaald zijn, brengen we de mogelijke locaties in kaart. Welke locatie het meest passend is, is afhankelijk van zaken als: bereikbaarheid (OV, luchthaven), voldoende parkeergelegenheid, aantal benodigde m2 bij locatie vs aantal aanwezigen, sfeer op locatie, benodigde faciliteiten etc.
3. Projectgroep samenstellen
Een grootschalig evenement organiseren doe je niet alleen. Dat doe je samen met een projectgroep. Kijk goed naar de kwaliteiten van ieder projectgroeplid. Op basis daarvan verdeel je taken. De projectgroep komt regelmatig bij elkaar om de actielijst door te nemen, zaken te bespreken waar men tegenaan loopt en beslissingen te nemen.
4. What’s in it for me?
Een ander belangrijk punt bij het organiseren is het inleven in de doelgroep, om te zorgen dat er voor iedere (potentiële) gast voldoende meerwaarde is. Het bekende “what’s in it for me? Daar moet in de samenstelling van het programma rekening mee gehouden worden. Op basis van het programma besluit de genodigde of hij de kostbare (vrije) tijd beschikbaar stelt voor het evenement. Ook voor de communicatie is het van belang de meerwaarde helder te hebben. Daarover later meer.
